Coastal Kayak Adventures
Geführte Kajak- und Paddleboard-Touren an der schwedischen WestküsteNo-Shows sanken von 25 % auf 4 %
Repräsentatives Beispiel basierend auf typischen Kundenergebnissen
Die Herausforderung
Coastal Kayak Adventures bietet geführte Kajak- und Paddleboard-Touren von drei Startpunkten an der schwedischen Westküste an. Mit Gruppen von 6–12 Gästen pro Session und wetterabhängigen Zeitplänen war die Buchungsverwaltung ihr größtes operatives Problem.
Telefonische Buchungen machten 80 % der Reservierungen aus. Jeden Morgen verbrachte der Inhaber 2–3 Stunden damit, Anrufe zu erwidern, Buchungen per SMS zu bestätigen und eine Tabellenkalkulation manuell zu aktualisieren. Die No-Show-Rate lag bei 25 % — Gäste, die es vergaßen, nicht erschienen oder in letzter Minute ohne Ersatz stornierten.
Wetterbedingte Stornierungen wurden ebenfalls manuell abgewickelt. Wenn eine Session aufgrund der Wetterbedingungen abgesagt wurde, schickte das Team individuell E-Mails an die Gäste, hoffte auf eine Antwort und versuchte, sie in zukünftige Sessions einzuplanen. Viele Gäste kamen einfach nicht mehr zurück.
Die Lösung
Coastal Kayak verlagerte alle Buchungen über Triviyo ins Internet. Der Self-Service-Buchungsvorgang ermöglichte es Gästen, ohne jegliche Mitarbeiterbeteiligung zu buchen, zu bezahlen und eine Bestätigung zu erhalten. Automatisierte SMS-Erinnerungen 48 Stunden und 2 Stunden vor jeder Session senkten die No-Show-Rate von 25 % auf unter 4 %.
Wetterbedingte Stornierungen wurden zu einer Umsatzmöglichkeit statt zu einem Verlust. Wenn Bedingungen eine Session-Absage erzwangen, benachrichtigte Triviyo die Gäste automatisch und bot eine Umbuchtung auf ein beliebiges verfügbares Datum per Klick an. 90 % der betroffenen Gäste buchten um, anstatt eine Rückerstattung zu beantragen.
Das Team verknüpfte ihr Triviyo-Konto erstmals mit Viator und GetYourGuide. Innerhalb von drei Monaten wuchs der OTA-Anteil auf 40 % des Gesamtumsatzes — ein Kanal, der bei der Abhängigkeit von Telefonbuchungen völlig unzugänglich gewesen war.
Die Ergebnisse
25 % auf 4 %
Reduzierung der No-Show-Rate
50 %
Umsatzsteigerung durch Marktplätze
90 %
Wetterbedingte Stornierungen durch Umbuchung gerettet
3 Std./Tag
Einsparung bei der Verwaltung
“Früher haben wir den ganzen Morgen am Telefon verbracht. Jetzt kommen die Buchungen einfach rein. Und wenn das Wetter eine Absage erzwingt, buchen die Gäste um, anstatt Rückerstattungen zu verlangen.”
Coastal Kayak Adventures
Schwedische Westküste, 3 Startpunkte
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