Coastal Kayak Adventures
Tours guiados en kayak y paddle surf en la costa oeste de SueciaLas ausencias bajaron del 25 % al 4 %
Ejemplo representativo basado en resultados habituales de clientes
El Desafío
Coastal Kayak Adventures organiza tours guiados en kayak y paddle surf desde tres puntos de embarque en la costa oeste de Suecia. Con grupos de 6 a 12 huéspedes por sesión y horarios condicionados por el clima, gestionar las reservas era su mayor dolor de cabeza operativo.
Las reservas telefónicas representaban el 80 % de las reservaciones. Cada mañana, el propietario pasaba de 2 a 3 horas devolviendo llamadas, confirmando reservas por mensaje de texto y actualizando manualmente una hoja de cálculo. Las ausencias alcanzaban el 25 %: huéspedes que olvidaban, no se presentaban o cancelaban en el último momento sin encontrar sustituto.
Las cancelaciones por mal tiempo también se gestionaban de forma manual. Cuando una sesión se cancelaba por las condiciones meteorológicas, el equipo enviaba correos electrónicos individuales a los huéspedes, esperaba respuesta e intentaba acomodarlos en sesiones futuras. Muchos huéspedes simplemente no volvían.
La Solución
Coastal Kayak trasladó todas las reservas en línea a través de Triviyo. El flujo de reserva de autoservicio permitía a los huéspedes reservar, pagar y recibir confirmación sin intervención del personal. Los recordatorios automáticos por SMS 48 horas y 2 horas antes de cada sesión redujeron la tasa de ausencias del 25 % a menos del 4 %.
Las cancelaciones por mal tiempo se convirtieron en una oportunidad de ingresos en lugar de una pérdida. Cuando las condiciones forzaban la cancelación de una sesión, Triviyo notificaba automáticamente a los huéspedes y les ofrecía rehacer la reserva con un solo clic para cualquier fecha disponible. El 90 % de los huéspedes afectados prefirieron rehacer la reserva antes que solicitar un reembolso.
El equipo también conectó su cuenta de Triviyo a Viator y GetYourGuide por primera vez. En tres meses, las reservas a través de OTA pasaron a representar el 40 % de los ingresos totales, un canal que había sido completamente inaccesible cuando dependían de las reservas telefónicas.
Los Resultados
del 25 % al 4 %
Reducción de la tasa de ausencias
50 %
Aumento de ingresos desde marketplaces
90 %
Cancelaciones por mal tiempo recuperadas mediante nueva reserva
3 h/día
Ahorradas en administración
“Antes pasábamos toda la mañana al teléfono. Ahora las reservas llegan solas. Y cuando el tiempo obliga a cancelar, los huéspedes hacen una nueva reserva en vez de pedir reembolsos.”
Coastal Kayak Adventures
Costa oeste de Suecia, 3 puntos de embarque
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