Coastal Kayak Adventures
Circuits guidés en kayak et en paddle sur la côte ouest suédoiseLes absences sont passées de 25 % à 4 %
Exemple représentatif basé sur les résultats typiques des clients
Le défi
Coastal Kayak Adventures propose des circuits guidés en kayak et en paddle au départ de trois points de lancement sur la côte ouest de la Suède. Avec des groupes de 6 à 12 participants par session et des horaires dépendant de la météo, la gestion des réservations était leur principal casse-tête opérationnel.
Les réservations téléphoniques représentaient 80 % des inscriptions. Chaque matin, le propriétaire passait 2 à 3 heures à rappeler les clients, confirmer les réservations par SMS et mettre à jour manuellement un tableur. Le taux d'absences atteignait 25 % — des clients qui oubliaient, ne se présentaient pas ou annulaient à la dernière minute sans remplacement.
Les annulations météo étaient également gérées manuellement. Lorsqu'une session était annulée en raison des conditions, l'équipe envoyait des e-mails individuels aux clients, espérait une réponse et tentait de les intégrer dans des sessions ultérieures. Beaucoup de clients ne revenaient tout simplement pas.
La solution
Coastal Kayak a transféré toutes ses réservations en ligne via Triviyo. Le parcours de réservation en libre-service permettait aux clients de réserver, payer et recevoir une confirmation sans aucune intervention du personnel. Les rappels SMS automatisés 48 heures et 2 heures avant chaque session ont fait passer le taux d'absences de 25 % à moins de 4 %.
Les annulations météo sont devenues une opportunité de revenus plutôt qu'une perte. Lorsque les conditions forçaient l'annulation d'une session, Triviyo notifiait automatiquement les clients et leur proposait de rebooker en un clic sur n'importe quelle date disponible. 90 % des clients concernés ont préféré rebooker plutôt que demander un remboursement.
L'équipe a également connecté son compte Triviyo à Viator et GetYourGuide pour la première fois. En trois mois, les réservations via les OTA représentaient 40 % du chiffre d'affaires total — un canal totalement inaccessible lorsqu'ils dépendaient des réservations téléphoniques.
Les résultats
25 % à 4 %
Réduction du taux d'absences
50 %
Augmentation des revenus via les marketplaces
90 %
Annulations météo sauvées grâce au rebooking
3 h/jour
Économisées sur l'administration
“Nous passions toute la matinée au téléphone. Maintenant, les réservations arrivent toutes seules. Et quand la météo force une annulation, les clients rebookent au lieu de demander un remboursement.”
Coastal Kayak Adventures
Côte ouest suédoise, 3 points de lancement
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