Coastal Kayak Adventures
Tour guidati in kayak e paddleboard sulla costa occidentale svedeseI no-show sono scesi dal 25% al 4%
Esempio rappresentativo basato sui risultati tipici dei clienti
La Sfida
Coastal Kayak Adventures organizza tour guidati in kayak e paddleboard da tre punti di partenza sulla costa occidentale della Svezia. Con gruppi da 6 a 12 ospiti per sessione e programmi dipendenti dalle condizioni meteo, la gestione delle prenotazioni era il loro principale grattacapo operativo.
Le prenotazioni telefoniche rappresentavano l'80% delle riserve. Ogni mattina, il titolare trascorreva 2-3 ore a richiamare i clienti, confermare le prenotazioni via SMS e aggiornare manualmente un foglio di calcolo. I no-show si attestavano al 25%: ospiti che dimenticavano, non si presentavano o cancellava all'ultimo minuto senza sostituti.
Anche le cancellazioni per maltempo venivano gestite manualmente. Quando una sessione veniva annullata per le condizioni atmosferiche, il team inviava email agli ospiti singolarmente, sperando in una risposta, e cercava di inserirli nelle sessioni successive. Molti ospiti semplicemente non tornavano.
La Soluzione
Coastal Kayak ha spostato tutte le prenotazioni online tramite Triviyo. Il flusso di prenotazione self-service permette agli ospiti di prenotare, pagare e ricevere la conferma senza alcun intervento del personale. I promemoria SMS automatici 48 ore e 2 ore prima di ogni sessione hanno ridotto i no-show dal 25% a meno del 4%.
Le cancellazioni per maltempo sono diventate un'opportunità di guadagno invece di una perdita. Quando le condizioni costringono ad annullare una sessione, Triviyo notifica automaticamente gli ospiti e offre una nuova prenotazione con un solo clic su qualsiasi data disponibile. Il 90% degli ospiti interessati ha preferito riprenotare anziché richiedere un rimborso.
Il team ha anche collegato per la prima volta il proprio account Triviyo a Viator e GetYourGuide. Nell'arco di tre mesi, le prenotazioni tramite OTA sono cresciute fino a rappresentare il 40% del fatturato totale — un canale completamente inaccessibile quando si affidavano alle prenotazioni telefoniche.
I Risultati
dal 25% al 4%
Riduzione del tasso di no-show
50%
Aumento del fatturato dai marketplace
90%
Cancellazioni per maltempo recuperate tramite nuova prenotazione
3 ore/giorno
Risparmiate nelle attività amministrative
“Prima passavamo tutta la mattina al telefono. Ora le prenotazioni arrivano da sole. E quando il maltempo ci costringe ad annullare, gli ospiti riprenotano invece di chiedere rimborsi.”
Coastal Kayak Adventures
Costa occidentale svedese, 3 punti di partenza
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