Coastal Kayak Adventures
Tours guiados de caiaque e stand-up paddle na costa oeste da SuéciaAs faltas reduziram de 25% para 4%
Exemplo representativo baseado em resultados típicos de clientes
O Desafio
A Coastal Kayak Adventures oferece tours guiados de caiaque e stand-up paddle a partir de três pontos de partida na costa oeste da Suécia. Com grupos de 6 a 12 hóspedes por sessão e horários dependentes do tempo, a gestão das reservas era a maior dor de cabeça operacional.
As reservas por telefone representavam 80% das reservas. Todas as manhãs, o proprietário passava 2 a 3 horas a devolver chamadas, a confirmar reservas por mensagem e a atualizar manualmente uma folha de cálculo. As faltas chegavam a 25% — hóspedes que se esqueciam, não compareciam ou cancelavam em cima da hora sem qualquer substituto.
Os cancelamentos por mau tempo também eram geridos manualmente. Quando uma sessão era cancelada por causa das condições meteorológicas, a equipa enviava e-mails individualmente aos hóspedes, esperava que respondessem e tentava encaixá-los em sessões futuras. Muitos hóspedes simplesmente não voltavam.
A Solução
A Coastal Kayak migrou todas as reservas para online através da Triviyo. O fluxo de reserva self-service permitiu aos hóspedes reservar, pagar e receber confirmação sem qualquer envolvimento da equipa. Lembretes automáticos por SMS 48 horas e 2 horas antes de cada sessão reduziram a taxa de faltas de 25% para menos de 4%.
Os cancelamentos por mau tempo tornaram-se uma oportunidade de receita em vez de uma perda. Quando as condições obrigavam ao cancelamento de uma sessão, a Triviyo notificava automaticamente os hóspedes e oferecia a opção de remarcar com um clique para qualquer data disponível. 90% dos hóspedes afetados optaram por remarcar em vez de pedir reembolso.
A equipa também ligou a sua conta Triviyo à Viator e ao GetYourGuide pela primeira vez. Em três meses, as reservas via OTA passaram a representar 40% da receita total — um canal que estava completamente inacessível quando dependiam de reservas por telefone.
Os Resultados
25% para 4%
Redução na taxa de faltas
50%
Aumento de receita proveniente de marketplaces
90%
Cancelamentos por mau tempo recuperados via remarcação
3 hrs/dia
Poupadas em tarefas administrativas
“Costumávamos passar a manhã toda ao telefone. Agora as reservas chegam sozinhas. E quando o tempo força um cancelamento, os hóspedes remarcam em vez de pedir reembolso.”
Coastal Kayak Adventures
Costa oeste da Suécia, 3 pontos de partida
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